Imagen del profesional

La imagen que da un profesional de caras a sus clientes, es un aspecto fundamental.
Y no me refiero a la imagen física, sino a la imagen en cuanto a su organización. En muchas ocasiones, el autónomo tiene mucha tendencia a mostrar cierta "desesperación" por estar conectado las 24 horas del día ante sus clientes, porque "no se pueden dejar escapar".

Bajo mi punto de vista, ése es un comportamiento erróneo, pues el cliente tendrá una tendencia a no apreciar la seriedad del profesional ya que tenderá a razonar que "en cualquier momento está disponible para satisfacer mis necesidades" aunque estas en un inicio no sean urgentes.
Hay que establecer unos horarios fijos, obligarse a cumplirlos y establecer unos parámetros más o menos estables para atender a las urgencias que le puedan surgir.
Es un modo de "educar" tanto a uno mismo como profesional, así como al cliente.

Este aspecto es fundamental de cara tanto a la relación con el cliente, así como para que el autónomo tenga un cierto orden en el que poder desarrollar sus actividades, al menos, de cara al público.

Puedo asegurar que, por mi experiencia, el cliente lo agradece, pues éste necesita de un cierto orden para ciertas cuestiones rutinarias, pero sabiendo que tiene ciertas herramientas con las que poder estar en contacto rápidamente si es una cuestión urgente.

La imagen de orden es un factor clave para el buen funcionamiento del profesional pero, también, para bajar estrepitosamente los niveles de ansiedad que puedan afectar a los diferentes ámbitos de su vida.

Cambios.

Mucho tiempo desde que no escribía en mi blog. Demasiado.
Cambios, cambios y más cambios.
Cambios de residencia, cambios de ciudad, de Comunidad Autónoma...
Cambios que te ayudan a aprender, a conocerte mucho más a ti misma.

Pero sobre todo te ayudan a una cosa: a tener más claro lo que quieres y a sentir ILUSIÓN por ello.
No sé lo que tardaré en despegar este proyecto que tanta ilusión me hace.

Pero algo me dice que lo conseguiré...

De golpe voy a publicar una serie de entradas que tenía guardadas como borradores.
Creo que ya ha llegado el momento...

¿Innovación?

"Un producto demasiado innovador" me comentan muchos de los profesionales a los que le comento mi proyecto. Quizá sea así. O no...
En realidad la asistente virtual es una figura muy conocida y consolidada en muchos países hispano hablantes, así como en Estados Unidos y/ los países del Norte de Europa.
Pero no desisto en mi proyecto.

Me preguntan: "¿Y qué ofreces?", a lo que mi respuesta es directa: "¿Qué necesitas teniendo en cuenta que soy una secretaria administrativa?"
Es en ese momento en el que podemos empezar a hablar, a comunicarnos.

La figura de asistente administrativa es múltiple y variada. Desde la poner orden el en "papeleo" diario, como la ordenación de las facturas y su selección como "pagadas" o "pendientes", hasta la preparación de la documentación fiscal, incluyendo la atención telefónica, la gestión de cuentas bancarias (transferencias, pagos, reclamación de recibos, etcétera), el contacto con clientes y proveedores, sumando, en definitiva, un largo etcétera.
Realmente mi figura no es innovadora. Lo que sí es innovador es el enfoque.

A lo largo de los quince años que llevo trabajando como secretaria de autónomos me he podido percatar de sus necesidades. Muchos de ellos no se pueden permitir tener en nómina a una persona que le "solucione" estos (y otros) trámites, pues el coste monetario (y, finalmente, emocional) es muy elevado.
Aquí es donde entra mi figura como Asistente Administrativa Virtual. A mí un autónomo me pagará por unos servicios que compre y las horas que necesite. Habrá un trato de "tú a tú". Me convertiré en su COLABORADORA y, por lo tanto, habrá un enfoque de EQUIPO.

¿Será este enfoque lo que haga que muchos de los profesionales consultados tilden de innovador mi "producto"?

El tiempo será el que tenga la última palabra...

Pan para hoy, hambre para mañana.

A lo largo de mi carrera como profesional de la asistencia a terapeutas (como secretaria), he podido comprobar la ansiedad que muchos sufren para "no dejar escapar" a algún cliente si no se les ha podido atender. 

Puedo comprender esa ansiedad, pero también he podido observar que esa actitud a medio plazo es más que nociva. Y es nociva no sólo para el terapeuta sino también (y sobretodo) para el paciente. 

La terapia no solamente comienza en cuanto se entra por la puerta del local donde se le asistirá de un modo físico, sino también cuando se está fuera de él.

Una agenda repleta durante días, sin dejar espacio a las posibles urgencias, es un mal "negocio". Y más si esto es lo que ocurre día sí y día también.

Las razones son las siguientes:

• Si un paciente llama a la secretaria y esta no le puede ofrecer ni la posibilidad de que a la que haya una anulación se pondrá en contacto con él para concertarle una visita, el paciente buscará otras vías para que se solucione el problema y buscará a otros profesionales. Resultado: el paciente no confía y se acaba perdiendo.
• Si el paciente observa que la atención del terapeuta va menguando a medida que le va creciendo la "saturación" de la agenda, puede pensar "quién mucho abarca, poco aprieta", acabará por desconfiar, y buscará a otro profesional. Estamos hablando de que esto no es una "fábrica" sino una atención personalizada. El paciente paga por ello y a ello nos debemos.
• El terapeuta debe educar al paciente. La responsabilidad de la salud es suya (del paciente). El terapeuta tiene unas herramientas muy valiosas y es responsable del uso de estas, así como de buscar las mejores para que el resultado de la terapia sea óptimo. Hay personas que se convierten en "dependientes" de la terapia y es función del terapeuta "aleccionar" al paciente y hacerle entender de que esa actitud es nociva. Es de ese modo en que se crearán relaciones sanas entre paciente y terapeuta, teniendo la sensación de "crear equipo", a la vez que se convierte en una persona de confianza por el trato entre adultos.
• En un centro multidisciplinar si un terapeuta trabaja con otros profesionales que complementan su labor debe confiar en ellos. La razón es que si su agenda está repleta ese día en concreto (exceso de urgencias, por ejemplo), si el mismo terapeuta le ofrece la posibilidad de ser atendido por otro profesional de su confianza (o en su defecto, la secretaria siempre que esté bajo supervisión), el paciente además de agradecido, ampliará la confianza en otro profesional recomendado por su terapeuta de siempre que es de su máxima confianza. Ahí es donde empieza el gratificante camino del trabajo multidisciplinar, amplitud de miras y posibilidad de aprendizaje por parte de los terapeutas. Pero para ello es necesario reconocer con humildad que la terapia que se practica tiene un límite (como todas) y que es necesario el trabajo en equipo para que al paciente se le ofrezca la solución más efectiva.
• Y ya ni qué decir sobre la salud física y emocional del terapeuta. Este también es persona y por ello, responsable de su salud. 

Saludos y feliz recta final de verano,

Noemí

¿Trabajamos en equipo?

Una de las cosas que más me entusiasmaban de mi puesto como Secretaria a lo largo de mis 14 años de experiencia, era sentirme responsable de mi área. Recuerdo los momentos en que mis superiores me encargaban tareas, sin importarles la metodología que utilizaría, sino que lo único que les importaba eran los resultados.
Es en ese preciso instante donde tu talento sale a flote, y sacas los mejores recursos que posees, avanzando cada vez más en tu crecimiento, tanto a nivel profesional como a nivel personal.
Sentir que tu trabajo es ayudar a que tu superior se dedique exclusivamente a su tarea y que de el resto te encargarás tú, también es un modo de ver que el resultado final de lo que surja de ésta relación ha sido por un trabajo en equipo, donde lo mejor de él/ ella y lo de tí han confluido, dando paso al alcance del objetivo permitiendo así el espacio y las condiciones perfectas para continuar avanzando.

Cuando la jerarquía está excesivamente impuesta y la experiencia profesional del subordinado no está tomada en cuenta, así como la intromisión por parte del/la superior en la metodología que aplica el subordinado para alcanzar el objetivo marcado, es cuando surgen los problemas. Desmotivación, falta de implicación o, incluso, enfrentamientos directos, es lo que puede provocar un desequilibrio en la relación laboral, dejando paso a las consecuencias que todos conocemos.

Es por ello que mi visión laboral es muy clara y concisa: tú plantéame tus necesidades que yo me encargaré de llegar a satisfacerlos.
Y ésto solamente se puede conseguir mediante un buen trabajo en equipo. De ahí que crea tan firmemente en la colaboración entre profesionales, en las redes de contactos, etcétera.

A las puertas de las vacaciones para la mayoría, ahí dejo mi reflexión.

Saludos,

Noemí Miralles

El proyecto. Tú proyecto

En el momento en que una persona se adentra en el mundo del Freelance, es fundamental creer en el proyecto que se llevará a cabo.

Hay que tener muy claro que es un proyecto realista fundamentado por el conocimiento de las necesidades de los futuros clientes, así como ser muy consciente del momento socio-económico que se vive. Conocer de base las limitaciones que uno mismo tiene, es fundamental para que el proyecto no se convierta en meras aspiraciones, pues en estos momentos no se puede "vender humo".

Es un momento crucial en el apoyo multidisciplinar entre los profesionales libres, pues estos mismos serán los que puedan crear una red que permita la supervivencia y el desarrollo de sus actividades. 

Es por todo ello que a la hora de presentar el proyecto de Secretaría On-line, ofrecemos unas herramientas muy sencillas y que estén al alcance de la mayoría de nuestros clientes, pues la sencillez nunca debe estar reñida con la eficacia de las funciones.  

Un ejemplo lo tenemos en bases de almacenamiento de datos y documentos que se alojan en la red, como el Dropbox (www.dropbox.com), o el JustCloud (http://www.justcloud.com), desde donde los cuales se puede consultar lo almacenado desde cualquier dispositivo fijo (ordenador) o móvil (teléfono, tablet).

Seguiremos informando...

Para más información: nomiga@gmail.com

Asesoramiento del tiempo y recursos

Si eres un profesional liberal que ha decidido emprender el camino como Trabajador Autónomo, o Freelance, podemos ayudar ofreciendo asesoramiento, totalmente personalizado, en como organizar la estructura de negocio a nivel administrativo:

• Como gestionar la agenda en función de la actividad que se realiza.
• Como gestionar la base de datos de los clientes (creación de la base de datos a medida, según necesidades y/o demandas).
• Como gestionar el contacto con los proveedores.
• Como gestionar la documentación confidencial, etcétera.

Un ejemplo:

Si eres un terapeuta (de cualquier especialidad), que decide montar un negocio en el que poder desarrollar sus actividades, tras un exhaustivo estudio de los objetivos, personalizamos el proyecto en función de sus recursos, para que las tascas administrativas, entorpezcan lo mínimo para el desarrollo fluido de la actividad principal. 

• Como gestionar la agenda de los pacientes (visitas de seguimiento, visitas urgentes, primeras visitas, etcétera), haciéndola compatible con el resto de la agenda.
• Como gestionar los datos confidenciales de los pacientes, adaptándolos a la Ley de Protección de Datos actual.
• Como gestionar toda la documentación en papel.
• Como gestionar los proveedores del material a utilizar, así como su reciclaje.

Una correcta optimización del tiempo y los recursos, es la clave de la eficacia y la eficiencia.

Para más información: nomiga@gmail.com